Vedtægter

Vedtægter for foreningen 2024

Lokalhistorisk Arkiv for Møldrup og Omegn

§ 1 Foreningens navn er Lokalhistorisk Arkiv for Møldrup og Omegn,

og virkeområdet er Hvam, Låstrup, Hersom-Bjerregrav og Tostrup- Roum sogne.

Foreningen er en videreførelse af Møldrup Kommunes Lokalhistoriske Arkiv, der har været hovedarkiv og kommunalt drevet i perioden 1973 – 2006, og hvorfor Foreningen viderefører arkivdriften med hensyntagen til klausuler på indleveringer i perioden fra 1973 til Foreningens stiftelse i 2006, og forpligter sig til at opbevare allerede indleverede arkivalier fra hele den daværende Møldrup kommune for denne periode, efter de i arkivloven gældende bestemmelser.

§2 Foreningens formål og opgave.

Foreningens formål er at udbrede kendskabet til og forståelse for kulturhistorien og de kulturhistoriske værdier for Hvam, Låstrup, Hersom-Bjerregrav og Tostrup- Roum sogne.

Foreningen driver arkivet i overensstemmelse med de til enhver tid gældende bestemmelser i arkivloven, og er medlem af Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA) .Foreningen arbejder for

at skaffe økonomisk grundlag for Lokalhistorisk Arkiv for Møldrup og Omegn, der i øvrigt drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger og private. Foreningen forestår indsamling, registrering og bevaring for Lokalhistorisk Arkiv for Møldrup og Omegn af arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium. De indsamlede arkivalier betragtes som offentlig ejendom, og deres forbliven som sådan garanteres.

Bestyrelsen påser, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registrerede, og at de er offentlig tilgængelige i en nærmere fastsat og oplyst åbningstid.

Arkivlederen deltager i møder i Arkivsamvirket i Viborg kommune sammen med foreningens formand, og deltager i øvrigt i relevante arkivkurser.

§ 3 Medlemmer.

Som medlemmer kan optages alle interesserede. Foreninger, institutioner og virksomheder kan optages med rettigheder svarende til et husstandsmedlemskab.

§ 4 Generalforsamling.

Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen.

Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i januar kvartal. Der indkaldes til ordinær generalforsamling med to ugers varsel, i en lokal avis eller ved digital offentliggørelse i dækningsområdet, med mindst følgende dagsorden :

1. Valg af dirigent og protokolfører.

2. Bestyrelsens beretning.

3. Revideret regnskab fremlægges.

4. Indkomne forslag.

5. Valg af bestyrelsesmedlemmer.

6. Valg af revisor.

7. Fastsættelse af kontingent.

8. Eventuelt.

Forslag til dagsorden skal skriftlig være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen. I lige år vælges 4 og i ulige år 3 medlemmer til bestyrelsen.

Desuden vælges der 2 suppleanter til bestyrelsen, 1 revisor og 1 revisorsuppleant. Revisorsuppleanten og bestyrelsessuppleanterne vælges for et år, medens øvrige valg gælder for to år. 1 revisor afgår hvert år.

Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Afstemningen foregår skriftligt såfremt et medlem ønsker det. Stemmeretten for et medlemskab, baseret på kontingent for husstanden, giver ret til 2 stemmer pr. husstand.

Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Generalforsamlingen er altid beslutningsdygtig, når den er lovlig indvarslet. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når et flertal af bestyrelsen ønsker det, eller mindst en tredjedel af medlemmerne fremsætter skriftlig begæring herom.

Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes inden en måned efter at begæring herom er fremsat, og indkaldes med motivering for dens afholdelse i øvrigt som en ordinær generalforsamling.

§ 5 Foreningens og arkivets ledelse.

Foreningens og arkivets opgaver varetages af en bestyrelse på 7 medlemmer.

Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, arkivleder, kasserer og sekretær.

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Der føres protokol over møderne.

§ 6 Kontingent.

Foreningens medlemmer betaler et årligt kontingent for husstanden.

Kontingentets størrelse fastsættes af generalforsamlingen.

Endvidere kan der modtages og tilvejebringes bidrag fra anden side.

§ 7 Økonomistyrelse.

1. Kassereren modtager foreningens indtægter

og udbetaler alle af bestyrelsen godkendte udgifter.

2. Kassereren fører en af bestyrelsen autoriseret kassebog samt en medlemsfortegnelse.

3. Kassebeholdningen skal henstå på en konto i et pengeinstitut.

4. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Det afsluttede regnskab revideres af de valgte revisorer, og forelægges i revideret stand til godkendelse på den derefter følgende ordinære generalforsamling.

5. Det offentlige tilskud henstår for sig selv på en konto i et pengeinstitut, hvortil kasserer og arkivleder har adgang. Det offentlige tilskud anvendes til relevante udgifter i forbindelse med opretholdelse af arkivdriften.

§ 8 Vedtægtsændring eller foreningens opløsning.

Foreningens vedtægtsændring sker ved stemmeflertal på ordinær generalforsamling. Ved ændring af vedtægterne skal daværende gældende regler for den kommunale arkivperiode 1973 – 2006 og Arkivlovens bestemmelser respekteres.

Opløsning af foreningen kan ske med simpelt stemmeflertal ved to på hinanden – med mindst to ugers mellemrum – følgende generalforsamlinger, hvor forslaget har været på dagsordenen.

§ 9 Samlingens og formuens anvendelse.

Skulle foreningen for Lokalhistorisk Arkiv for Møldrup og Omegn ophøre, skal foreningens formue -som danner grundlag for Lokalhistorisk Arkiv for Møldrup og Omegn- (se § 2) ikke umiddelbart forblive til fremtidig drift af arkivet, idet generalforsamlingen kan beslutte hvad denne formue skal anvendes til. Det offentlige tilskud og indbo skal følge arkivalierne. Det er bestyrelsens pligt, at drage omsorg for at arkivets fremtidige drift med offentlig adgang, og arkivaliernes forbliven i offentlig eje, bliver videreført i de lokaler Viborg kommune har stillet til rådighed til arkivdrift.

Ønskes Lokalhistorisk Arkiv for Møldrup og Omegn derimod nedlagt, skal arkivlederen i samarbejde med kulturforvaltningen ved Viborg kommune sørge for at arkivaliernes fremtid bliver sikret, så deres forbliven i offentlig eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret. Råder foreningen over legater eller lignende, skænket af velyndere, skal disses ønsker om anvendelse deraf i videst muligt omfang indhentes.

Ovenstående vedtægter er fremlagt og godkendt

på den ordinære generalforsamling den 28. februar 2024.

Tidligere vedtægter er hermed udgået.